چگونگی مراحل برنامه ریزی یک مدیر ساخت و ساز

برای آن که بتوانید در یک پروژه به شکلی موفق عمل نمایید، باید یک طراح قابل باشید؛ شما با طی کردن یک فرآیند پنج مرحله ای می توانید با اطمینان بالا، کسب وکار خود را به یک ماشین روغن کاری شده ای تبدیل نمایید که می توانید با استفاده از آن، پروژه های خود را در زمان مقرر و بر اساس بودجه ی تعیین شده برای آن به اتمام برسانید.
ما این پنج مرحله ی مشهور (مفهوم سازی و آغاز، برنامه ریزی، اجرا، پایش عملکرد و اختتام پروژه) را در نظر گرفته و آن ها را برای شما به عنوان یک مدیر ساخت وساز سازگار می نماییم. اجازه دهید تا این پنج مرحله را مرور کنیم و ببینیم که چه باید کنید تا بتوانید پروژه ی بعدی خود را به یک برنامه ریزی در یک رده ی استادانه تبدیل نمایید.

برنامه ریزی ساخت وساز چیست؟

برنامه ریزی ساخت وساز یک فرآیند ویژه است که مدیران ساخت وساز از آن استفاده می نمایند تا بتوانند با استفاده از آن پروژه های ساخت وساز خود را از طراحی سازه تا سفارش مواد تا به کارگیری کارگران و پیمانکاران فرعی و سایر کارهای مختلف دیگر، مدیریت نموده و اجرا نمایند. در یک طرح ساخت وساز هر یک از این مراحلی که باید برای دستیابی به نتیجه ی مطلوب دنبال شوند، نشان داده می شود.
۵ مرحله ای که ما به آن ها خواهیم پرداخت، به شرح زیر است:

• مرحله ی ۱: ایجاد پروژه. یک سند برای آغاز پروژه تدوین نمایید. در این سند، باید افراد، منابع و بودجه برای پروژه درج شده باشد.
• مرحله ی ۲: یک طرح اولیه تدوین نمایید. از فرآیندهای S.M.A.R.T؛ و C.L.E.A.R. برای تدوین اهداف مستحکم و ویژه برای پروژه ی خود استفاده نمایید.
• مرحله ی ۳: طرح را اجرا نمایید. جلسه ای را با تیم خود تنظیم نمایید، یک صفحه را اختیار کرده، انتظارات را تعیین نموده و مدیران پروژه را برای نظارت بر پیشرفت پروژه تعیین نمایید.
• مرحله ی ۴: عملکرد خود را ردیابی نمایید. اطلاعات مرتبط با شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مانند اهداف، عملکرد و کیفیت را جمع آوری نمایید.
• مرحله ی ۵: اختتام و ارزیابی. عملکرد خود را بر اساس اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید، ارزیابی نموده و با تیم خود صحبت کنید تا ببینید که چگونه می توان عملکرد را برای پروژه ی بعدی بهبود بخشید.

۵ مرحله برای تکمیل فرآیند برنامه ریزی ساخت وساز

مرحله ی ۱: ایجاد پروژه

تمامی پروژه های ساخت وساز، فارغ از این که بزرگ هستند یا کوچک، باید با یک کیس کسب وکاری آغاز شوند تا بر اساس آن، امکان سنجی پروژه انجام شده و مشخص شود که برای انجام کار، چه اقداماتی باید صورت گیرند.
با یک سند آغازین پروژه (PID) شروع به کارنمایید. در این سند، باید اصطلاحات عمومی -و نه فنی- زیر تشریح شده باشند (بخش فنی، بعداً ذکر خواهد شد):
افراد: تعداد کارگران موردنیاز و همچنین پیمانکاران فرعی مانند پلمب کنندگان و تکنسین های برق.
منابع: مواد لازم برای این پروژه.
بودجه: هزینه های کلی پروژه شامل نیروی کار، مواد، تجهیزات، دستمزدها و مجوزها.
هدف از این مستند، مشخص کردن منابعی است که برای انجام پروژه، هم برای ذینفعان و هم برای کارکنان شما موردنیاز است.

مرحله ی ۲: یک طرح آغازین تهیه نمایید

اکنون زمان آن رسیده است که طرح آغازین خود را به طرحی دقیق تر تبدیل نموده و اهداف خود را تعیین نمایید. این اهداف باید S.M.A.R.T؛ و C.L.E.A.R. باشند. در این مرحله شما منابعی که در مرحله ی قبلی مشخص کرده اید را تأمین نموده و از آن برای تدوین یک استراتژی گسترده تر استفاده می نمایید. این استراتژی برای شما تعیین خواهد نمود که چگونه باید پروژه ی خود را اجرا نمایید.

با S.M.A.R.T. آغاز می کنیم

• ویژه (Specific): برای پروژه ی خود، اهدافی ویژه تعیین نمایید. نمونه ای از این اهداف می تواند سررسید برای اهداف کلیدی باشد.
• قابل اندازه گیری (Measurable): مشخص نمایید که چگونه باید موفقیت خود در دستیابی به اهداف پروژه را تعیین نمایید. به عنوان مثال، کافی است تا بتن ریزی خود را مطابق با زمانی که تعیین کرده اید، انجام دهید یا این که آیا لازم است تا این کار تا آن تاریخ مشخص شده به اتمام برسد؟
• قابل دستیابی (Attainable): شما باید طرحی داشته باشید که در آن مشخص شده باشد که چگونه به اهداف دست خواهید یافت. به عنوان مثال این که آیا پروژه ی شما بستگی به ماده ای خاص دارد که ممکن است به مقدار لازم در زمان موردنیاز، برای شما فراهم نباشد؟ درصورتی که پاسخ به این سؤال مثبت باشد، باید طرح خود را تعدیل نمایید.
• واقعی (Realistic): اهداف شما باید در حدود اختیارات و قابلیت های شما به عنوان یک مدیر ساخت وساز باشد. به عنوان مثال، درصورتی که پروژه ی شما شامل طرح هایی است که در آن ها نیاز به کارهای برقی هم هست و درصورتی که قرار باشد تا این کارها ظرف مدت سه ماه انجام شود و شما در پروژه های قبلی هرگز نتوانسته باشید تا این کارها را در مدتی کمتر از شش ماه انجام دهید، در این صورت شما خود را در معرض عدم موفقیت قرار داده اید.
• زمان مند (Timely): یک چارچوب زمانی مشخص را تعیین نمایید، به طوری که -به شکل واقع گرایانه- بتوانید به این اهداف در زمان مشخص شده دست یابید.

اکنون به C.L.E.A.R. نگاهی می اندازیم. این اهداف در این استراتژی، کمی متفاوت هستند.

• همکاری (Colaborative): همه ی افراد را در هیئت مدیره به کارگیرید. پیش از آغاز پروژه، جلسه ای را با حضور تمامی افراد تیم برگزار نمایید تا مشخص شود که چه انتظاری از پروژه دارید. به این افراد کمک نمایید تا تمامی موانع موجود بر سر راه پروژه را بشناسند.
• محدود (Limited): این اهداف را هم ازنظر دامنه و هم ازنظر چارچوب زمانی آن محدودسازید تا فراتر از حد نباشند.
• هیجانی (Emotional): اطمینان حاصل نمایید که اهداف تعیین شده از سوی شما، کارمندان شمارا برمی انگیزانند و آن ها را به کار می گیرند.
• قابل ارزیابی (Appreciable): اهداف بزرگ تر را به اهدافی قابل دستیابی تقسیم بندی نمایید، به طوری که بیش ازحد کارگران خود را درگیر و خسته نکنید.
• قابل پالایش(Relevant): سعی کنید تا انعطاف پذیری را هم در نظر داشته باشید، زیرا همواره اتفاقاتی رخ می دهند که در یک محل کار رخ می دهند که قابل پیش بینی نیستند.

مرحله ی ۳: اجرای طرح

اکنون زمان آن است تا طرح خود را اجرا نمایید. جلسه ای را با تیم خود برگزار نمایید تا در آن جلسه، طرح، مرور شده و مسئولیت ها تخصیص داده شود. برگزاری این جلسه برای موفقیت طرح بسیار اهمیت دارد. درصورتی که از کارکنان خود برای اجرای کار کمک نگیرید، به اهداف خود دست پیدا نخواهید کرد.
با هر یک از کارکنان خود به صورت مجزا صحبت نمایید تا در صورت امکان در مورد انتظارات هر دو طرف صحبت شود. همچنین به آن ها فرصت دهید تا تمامی سؤالات خود را در مواردی که با ابهام روبرو هستند، با شما مطرح نمایند. آیا ضروری است تا اپراتور بیل هیدرولیکی شما با تیم مهندسی شما، به صرف این که هر دو در یک منطقه ی واحد مشغول به کار هستند، هرروز باهم در ارتباط باشند؟ آن ها باید از این موضوع آگاهی پیدا نموده و بدانند که چه انتظاراتی از آن ها می رود و چه ارتباطاتی و در چه زمان هایی باید باهم داشته باشند.
شما همچنین باید مدیران پروژه ای را در هر بخش انتخاب نمایید تا بر روی تیم شما نظارت کنند. اگر کسب وکاری بسیار کوچک دارید، ممکن است شما در این پروژه، تنها مدیر پروژه باشید، اما در همین حالت هم باید یک برنامه ی زمانی داشته باشید تا مشخص شود که چه چیزی را در چه زمانی باید بررسی نمایید.

مرحله ی ۴: عملکرد خود را ردیابی نمایید

بسیار مهم است که بتوانید عملکرد تیم خود را در پروژه ی ساخت وساز به صورت دقیق، ردیابی نموده و مطمئن شوید که توانسته اید پارامترهایی را که از قبل تعیین کرده بودید، برآورده نمایید. همچنین درصورتی که پروژه موفق نبوده باشد، بازهم اطمینان دارید که اطلاعات موردنیاز برای بررسی عدم موفقیت پروژه را در اختیاردارید و مطمئن شوید که این اتفاقات مجدداً تکرار نخواهند شد.
مدیران موفق پروژه های ساخت وساز معمولاً از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای پایش عملکرد یک پروژه استفاده می نمایند.
برخی از KPI هایی که می توانید از آن ها استفاده نمایید، عبارت اند از:
اهداف پروژه: آیا بر اساس برنامه ی زمانی و بودجه ی مقرر برای پروژه حرکت نموده اید؟
عملکرد پروژه: آیا پروژه به صورت هموار در حال پیشرفت است، یا با موانعی روبرو شده است که انتظار آن ها را نداشته اید؟
کیفیت: مطمئناً، کارمندان شما به وظایف خود می رسند، اما آیا کار باهمان کیفیتی که شما انتظار داشته اید تا بدین جا انجام شده است؟

مرحله ی ۵: اختتام و ارزیابی پروژه

صرفِ این که پروژه به پایان خود رسیده است، به این معنا نیست که شما کار خود را بر اساس فرآیند برنامه ریزی شده انجام داده اید. درواقع، در برخی از موارد، تازه کار شروع شده است -پروژه مسیری طولانی را طی می نماید تا متوجه شوید که در پروژه ی بعدی به چه صورتی باید عمل نمایید.
به لطف این واقعیت که شما یک طرح پروژه ی ساختمانی خوب را در اختیاردارید و روشی در دست شما است تا بتوانید به وسیله ی آن عملکرد و همچنین موانع را ردیابی نمایید، اکنون به خوبی می توانید فرآیند برنامه ریزی ساخت وساز خود را برای پروژه ی بعدی به شکلی موفق تر صورت دهید. شما خواهید دانست که موانع پروژه در کجاها قرار دارند، چه اشتباهاتی را مرتکب شده اید و بدین ترتیب، می توانید برنامه ی پروژه ی بعدی خود را به گونه ای تنظیم نمایید که موفقیت شما به بیشترین حد ممکن خود برسد.
اما این فرآیند، چیزی نیست که باید تنها در ذهن شما انجام شود. جلسه ی اختتامیه ای را به همراه کارکنان خود برگزار نمایید تا بتوانید در خصوص نحوه ی انجام پروژه بحث و بررسی نمایید. جلسه ای را هم به صورت توفان ذهنی برپا سازید تا بتوانید ایده هایی را برای بهترشدن کار به دست آورید و یادداشت های مفصلی بردارید. این افراد، چشم ها و گوش های شما هستند، بنابراین فرصت به دست آوردن دیدگاه های ارزشمند آن ها را از دست ندهید.
برای آن که بتوانید پروژه را به صورت رسمی خاتمه دهید، یک بودجه ی نهایی از پروژه تهیه نموده و آن را با بودجه ی اولیه مقایسه نمایید. سپس یک گزارش نهایی از پروژه تهیه کرده و آن را در اختیار ذینفعان کلیدی قرار دهید