محتوا :
مدیریت ساخت و ساز (Construction management) یک فرایند طولانی و به شدت سخت است. مدیریت ساختمان پایه و اساس هر پروژه ی ساختمانی و کلید موفقیت آن است. هدف اصلی مدیریت ساخت و ساز نظارت و کنترل دقیق فرایند یک پروژه ازنظر کیفیت، هزینه و زمان است؛ که طیف گسترده ای از مسئولیت ها را پوشش می دهد و به موضوعات مختلف زیادی تقسیم می شود. به همین دلیل، مدیر ساخت و ساز نقشی اساسی در یک پروژه دارد. برای تضمین پیشرفت یک پروژه، به مدیر پروژه ای شایسته نیاز است که توانمندی ها و مهارت های زیادی دارد. بدون بحث اضافه ای، نگاه نزدیک تری به فرایند های اصلی و اصول مدیریت ساخت و ساز بیندازیم. در این مقاله قرار است که یک مسیر طولانی ولی پر از اطلاعات داشته باشیم!
مفهوم مدیریت ساخت و ساز
مدیریت ساخت و ساز «خدمتی است که روش های مدیریت پروژه ی تخصصی را به کار می گیرد تا طراحی، ساخت و ساز و برنامه ریزی یک پروژه را از ابتدا تا انتهای آن، مدیریت کند». فرایند مدیریت پروژه در ساخت وساز می تواند به شدت پیچیده باشد ولی همیشه هسته ی اصلی آن ها مشابه است.
چیزی که مدیریت ساخت و ساز را چالش برانگیز می کند نیاز به داشتن دانش در تعداد زیادی از موضوعات مثل بودجه بندی، تجارت، قانون و واسطه گری است. بااین حال تنها چیزی که در آخر مهم است، تحویل پروژه ی ساخت وساز موفق به کارفرما ست.
تکالیف و وظایف مدیریت ساخت و ساز
به بیان ساده، مدیران ساخت وساز کسانی هستند که در قبال پیشرفت پروژه بر اساس برنامه ی موجود مسئول اند. مأموریت اولیه ی مدیران ساخت وساز، مدیریت کردن پروژه است به نحوی که تکمیل آن بر اساس بودجه و زمان توافق شده را متضمن شود. به علاوه آن ها باید مطمئن شوند که کل پروژه طبق برنامه های ساخت، کدها و دیگر الزامات تعیین شده است.
- تعیین بودجه و برآورد هزینه ها.
- برنامه ریزی برنامه ی زمانی کار.
- انتخاب روش ها و استراتژی های ساخت وساز صحیح برای پروژه .
- حفظ رابطه ی خوب و نزدیک با کارفرمایان.
- مذاکره در مورد توافقات قرارداد با کارکنان و دیگر عوامل پروژه.
- محافظت خوب از کارکنانی که در محیط هستند.
- همکاری با مشاوران پروژه ی متعدد.
نقش پیمانکار عمومی
تکمیل مرحله ی طراحی مشخص می کند که دیگر مدیر ساخت وساز آماده است تا به دنبال پیمانکاری بگردد که پروژه را در دست بگیرد. وظایف پیمانکاران عمومی معمولاً چهار حیطه ی مختلف را پوشش می دهد
- مسئولیت کامل در قبال پروژه
- هماهنگی حرفه ها
- تخصیص منابع
- مهارت در حل مشکلات زمانی که مشکلی به وجود می آید
وظایف اصلی مدیریت ساخت و ساز
- تعیین کردن اهداف و طرح کلی پروژه و هم چنین برنامه ریزی تعداد بسیار زیادی از متغیرهای متفاوت مثل زمان بندی، تعیین استانداردهای عملکرد، بودجه بندی و انتخاب مجریان پروژه.
- بهبود تخصیص منابع با اصلاح فرایند تدارکات و مدیریت تجهیزات.
- اجرای عملیات مختلف به عنوان نتیجه ی هماهنگی مؤثر و نظارت بر کل فرایند (مثل طراحی، قرارداد بستن، برنامه ریزی و غیره).
- ساخت کانال های ارتباطی قوی برای جلوگیری یا حل مشکلات پروژه.
برنده شدن یک پروژه ی ساخت و ساز
فرایند مزایده ممکن است طولانی و چالش برانگیز باشد. یکی از متغیرهایی که می تواند روی پیچیدگی فرایند مزایده مؤثر باشد، تعداد کل پیمانکارانی است که در مزایده شرکت کرده اند. فرایند مزایده زمانی شروع می شود که صاحب پروژه اطلاعات مربوط به پروژه را با پیمانکاران و پیمانکاران فرعی به اشتراک می گذارد تا برای مزایده تقاضا کنند.
اول ازهمه، هزینه ها بر اساس مواد موجود و طرح کلی برآورد می شوند. به این طریق، می تواند یک دید کلی نسبت به بودجه ای که پیمانکار عمومی برای اجرای موفقیت آمیز پروژه لازم دارد، به دست بیاورد. دو نوع مزایده ی کلی وجود دارد که پیمانکاران می توانند در آن ها شرکت کنند:
۱. مزایده ی باز: معمولاً مزایده های باز توجهات زیادی به سمت خودشان جلب می کنند و برای پروژه های ساخت وساز عمومی بسیار رایج هستند. در پروژه های مزایده ی باز، هر پیمانکاری شانس این را دارد که پیشنهاد بدهد.
۲. مزایده ی بسته: مزایده های بسته معمولاً برای پروژه های خصوصی هستند. در این مواقع، کارفرما (صاحب پروژه) می تواند از گروه خاصی از پیمانکاران دعوت کند که پیشنهاد خودشان را ارائه بدهند.
- انتخاب کمترین مبلغ: قیمت مهم ترین متغیر در اولین روش انتخاب مزایده است. پیمانکاری که کمترین مبلغ مزایده را پیشنهاد داده باشد برنده ی فرایند است.
- انتخاب بهترین ارزش: این روش انتخاب فراگیرتر است، چون کارفرما دو عنصر متمایز را در نظر می گیرد: قیمت مزایده و صلاحیت پیمانکار.
- انتخاب بر اساس صلاحیت: مثل روش اول، در این روش هم فقط یک فاکتور مهم وجود دارد. ولی این بار به جای پول، صلاحیت بیشترین اهمیت را دارد. پیمانکاران به جز قیمت مزایده، باید گزارشی از مستندات تجربیاتشان، روند کارشان و برنامه های مدیریت برای نگه داشتن پروژه در چارچوب برنامه وبودجه ی تعیین شده، ارائه دهند.
آخرین مرحله ی فرایند مزایده، انتخاب پیمانکاری است که پروژه را انجام بدهد. به محض این که پیمانکار انتخاب شود، هر دو طرف (کارفرما و پیمانکار) باید آن روش پرداختی که برای پروژه مناسب تر است را انتخاب کنند. چهار مدل مشخص وجود دارد که می توانند از بین آن ها انتخاب کنند:
- به صورت یکجا: این اولین انتخاب در اکثر پروژه های ساخت و ساز است. کارفرما با پیمانکار روی یک مبلغ تعیین شده توافق می کنند که همان اول بدون در نظر گرفتن خروجی پروژه پرداخت می شود.
- فهرست بها: وقتی دو طرف نتوانند روی یک قیمت مشخص توافق کنند، برای هر مرحله از پروژه یک قیمت واحد در نظر گرفته می شود.
- هزینه به علاوه ی کارمزد: این روش پرمنفعت ترین توافق برای پیمانکاران است. به بیان ساده در این روش کارفرما باید تمام هزینه های اضافی در حین ساخت را پوشش دهد.
- بیشترین قیمت تضمین شده: یک قیمت استاندارد توسط پیمانکار و صاحب پروژه تعیین می شود که نمی شود از آن فراتر رفت.
مراحل مدیریت ساخت و ساز
حالا که فرایند مزایده تمام شده، پروژه ی ساخت و ساز باید رسماً شروع شود. مدیریت یک پروژه ی ساخت وساز با مدیریت پروژه های دیگر کاملاً متفاوت است. بااین حال یک سری اصول مدیریت پروژه ی اصلی وجود دارد که یکسان است. یک پروژه ی ساخت و ساز معمولاً از پنج مرحله ی اساسی تشکیل شده:
۱. شروع به کار
قبل از شروع یک پروژه ی ساخت، مدیر ساخت و ساز باید یک طرح توجیهی تهیه کند که عملی بودن پروژه را بررسی کند. این گزارش توجیهی، برای خیلی از پروژه ها ضروری است. بعد از ارائه ی این گزارش، طرفین پروژه می توانند مشخص کنند که آیا فکر خوبی است که طبق برنامه شان عمل کنند یا نه. اگر همه موافقت کنند که باید پروژه را ادامه بدهند، مدیر پروژه سند آغاز پروژه که چشم انداز و نیازهای پروژه را مشخص می کند، تهیه می کند.
۲. برنامه ریزی
در این مرحله تمام خط مشی های اساسی تعیین می شوند. مدیر پروژه یک برنامه ی مدیریت پروژه می سازد که شامل اطلاعاتی در مورد جنبه های حیاتی مختلف پروژه، مثل نقشه ی اجرا و برآورد هزینه هاست.
نکته چالش برانگیز در مورد برنامه ریزی این است که یک پروژه ی طولانی است که هیچ وقت تمام نمی شود به این معنی که همیشه تا زمانی که پروژه کامل شود، تغییراتی در پروژه به وجود می آید. برنامه ریزی ساخت و ساز با نرم افزارهای ساخت وساز می تواند بسیار آسان تر و ارزان تر شود.
۳. اجرا
این مرحله جایی است که اجرای پروژه ی ساخت و ساز واقعاً شروع می شود. این مرحله از فرایند معمولاً از فرایند مجزا تشکیل شده است:
- اجرای پروژه
- کنترل و نظارت پروژه.
در طول این مرحله، تیم پروژه مرتباً اطمینان حاصل می کنند که تمام وظایف، آن طور که باید پیش می روند و برای پوشش تمام جنبه های فرایند ساخت و ساز به طور مرتب ملاقات هایی برگزار می شود.
۴. نظارت
۵. خاتمه
و در آخر مرحله ی بستن پروژه که این مرحله نشانگر تکمیل و تحویل پروژه است. در این مرحله مدیر ساخت و ساز بررسی می کند که آیا پروژه به اهداف نهایی خود رسیده و آیا تخمین نهایی بودجه موفقیت آمیز بوده یا نه. در آخر گزارشی ارائه می کند که خروجی نهایی پروژه را ارائه می دهد و می تواند به عنوان یک منبع ارزشمند اطلاعات برای پروژه های ساختمانی آینده باشد.
مدیریت ساخت و ساز و زمان بندی
شما باید پروژه را به موقع تحویل دهید، وگرنه برایتان بسیار هزینه بر خواهد بود و پروژه را زیر فشار سنگینی قرار می دهد. پروژه های ساخت و ساز نیاز به راه حل های دیجیتال دارند که بتوانند زنجیره ی تأمین را نمایان کنند و به سهامداران متعدد پروژه این اجازه را بدهد تمام جزئیات حول پروژه را از نزدیک نظارت کنند. به طور خلاصه چهار جزء اصلی زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز در اینجا آمده:
۱. تخصیص به موقع وظایف
ایجاد، واگذاری و اولویت بندی به موقع وظایف در حین پیشرفت یک پروژه ی ساخت و ساز اهمیت خیلی بالایی دارد. در این صورت شما می توانید مطمئن باشید که تمام مشکلات به موقع رفع می شوند و از تاخیرات پر هزینه جلوگیری می شود. به بیان ساده این اولین قدم برای جلوگیری از سوءتفاهم هاست.
۲. دنبال کردن آنلاین پیشرفت کار
۳. دادن برنامه ی زمانی به کارگران
به محض این که وظایف واگذار شد و برنامه ی واضحی برای عملیات تعیین شد، زمان این است که این برنامه ی کاری به تمام کارگرانی که دخیل هستند داده شود. با استفاده از یک نرم افزار ساخت و ساز مطمئن می توان این کار را بلا درنگ انجام داد و به تیم اجازه می دهد که قدم های بعدی شان را سریع تر و بدون زحمت هماهنگ کنند.
۴. باخبر کردن تمام پیمانکاران فرعی از طریق موبایل
در زمان بندی مدیریت ساخت و ساز یکی از مشکلات معمول کمبود اعتماد بین زنجیره ی تأمین است؛ که درنتیجه ی آن پیمانکاران فرعی از ترس این که پیمانکاران فرعی قبلی کار خود را به موقع تمام نکنند، در انجام وظایف محوله شان تأخیر می کنند.
این اتفاق باعث تأخیر پیشرفت قابل توجهی در پروژه می شود و هم چنین باعث می شود محل ساخت و ساز تا زمانی که وظیفه ی بعدی شروع شود برای هفته ها خالی بماند. اینجا زمانی است که ابزارهای دیجیتال خودشان را نشان می دهند. این ابزارها به پیمانکاران فرعی اجازه می دهد تا پیشرفت وظایف متعدد را با موبایلشان ببینند و سرعت کار بالا برود و اعتماد را بین سهامداران مختلف پروژه برمی گرداند.
مدیریت ریسک ساخت و ساز
برای کسی پوشیده نیست که پروژه های ساخت و ساز و ریسک دست به دست هم پیش می روند. با در نظر گرفتن این موضوع، می شود فهمید که برنامه ی مدیریت ریسک ساخت و ساز یک چیز ضروری است. بااین حال برای این که برنامه ی ریسک موفق باشد، تیم پروژه باید با انواع خطراتی که ممکن است در طول مسیر رخ دهد، آشنا باشد:
- حاشیه سود کم یا منفی با ریسک بالای سود دهی همراه است.
- خطرات جانی و ایمنی.
- اختلافات پروژه.
- تجاوز از بودجه و تاخیرات قابل توجه در تکمیل پروژه.
- نرخ بالای دو باره کاری.
- ما نیاز داریم که بر اساس مبالغ سرمایه گذاری روی پروژه، بازگشت سرمایه بالایی را ایجاد کنیم.
- نبود شفافیت یا برقراری نادرست ارتباط بین زنجیره ی تأمین.
- نقض داده.
- بروکراسی و تقاضاهای سنگین مدیریت.
- اتفاقات پیش بینی نشده مثل حوادث طبیعی شدید یا آشفتگی های اجتماعی.
عوامل ریسکی گفته شده در بالا نشان می دهد که چرا ساخت و ساز صنعتی سخت است و چرا سرمایه گذاری روی ارتباطات بین سهامداران مختلف هنگامی که پیشرفت پروژه را از نزدیک نظارت می کنند، امری ضروری است. یکی از راه های معمول برای فائق آمدن بر این خطرات ساخت و ساز، مفروض شدن احتمال ۱۰ درصدی وقوع پیشامدهای غیرمترقبه برای جبران خطرات است.
فائق آمدن بر خطرات در مدیریت پروژه ی ساخت و ساز
به همین دلیل است که یک فرایند برآورد خطر قابل اطمینان می تواند در بلندمدت تغییرات بزرگی را ایجاد کند. اکنون مشخص است که شناسایی خطر یکی از اقدامات مؤثر برای فرایند مدیریت ساخت و ساز است که از خطرات و شرایط مخاطره آمیز جلوگیری می کند.
فرایند مدیریت ساخت و ساز در محل
در حین فرایند ساخت، ممکن است مشکلاتی به وجود بیاید. بعضی مواقع مشکل طراحی بین دو شریک است، مثل این که پنجره یا دیوار داخلی کجا قرار بگیرد؛ بعضی مواقع مشکل نبود برخی مواد و برخی مواقع، کمبود نیروی کار است. بسیاری از این موارد را پیمانکاران فرعی خودشان حل می کنند و یا پیمانکاران اصلی به آن ها می گویند که این کار را بکنند.
ولی برخی دیگر اساسی تر هستند؛ و اگر جزئیات اصل رعایت شوند ممکن است روی تکمیل پروژه تأثیر مثبت بگذارند و یا حتی ممکن است پیمانکار را به ورشکستگی برسانند. در چنین شرایطی است که اگر پیمانکار در تیم کارفرما یک متخصص ساخت و ساز داشته باشد، مورد پیشرفت قرارگرفته است؛ زیرا در این شرایط بلافاصله درکی از مشکل و تأثیر کلی آن بر روی پروژه به وجود می آید. زمانی که در حین مرحله ی ساخت وساز مشکلی اتفاق می افتد، مدیر پروژه ای که در سمت کارفرماست باید قدرت تشخیص داشته باشد. تشخیص دادن ضروری است.
دلایل عمده ی شکست خوردن پروژه
یک پروژه ی ساختمانی می تواند به دلایل خیلی زیادی شکست بخورد. در زیر می توانید بعضی از مهم ترین دلایل شکست به همراه سؤالات اساسی که هر مدیر پروژه ای همیشه باید در ذهن داشته باشد را ببینید
زنجیره ی تأمین ازهم گسیخته
نبود یک سلسله مراتب مشخص و یک جریان روبه جلو از اطلاعات می تواند باعث یک زنجیره تأمین ازهم گسیخته شود. داشتن تعداد زیادی تصمیم گیرنده در یک مکان می تواند درنهایت، مانع همکاری و به هم خوردن پروژه ی تیمی شود. حل این مشکل می تواند منجر به یک صنعت ساخت و ساز کارآمدتر با تأخیرها و تجاوز از بودجه ی کمتر شود.
نبود اعتماد در روابط پیمانی
معمولاً روابط کارکنان یک منبع خطر برای پیشرفت پروژه های ساخت وساز است. خیلی از مواقع است که محیط ساخت و ساز برای چند هفته، یا حتی چند ماه، به دلیل نداشتن ارتباط درست یا نبود اعتماد بین پیمانکاران فرعی بدون فعالیت می ماند.
برای مثال پیمانکاران فرعی ممکن است باور داشته باشند که همکارانشان وظایفشان را به موقع تمام نمی کنند، بنابراین آن ها هم برای ذخیره ی منابعشان، کارهایشان را با تأخیر شروع می کنند.
این امر موجب یک سلسله تاخیرات می شود که تأثیر جدی ای روی هزینه ی نهایی پروژه دارد. این ها تنها تعداد کمی از عوامل هستند که می توانند باعث شکست یک پروژه ی ساخت و ساز شوند.
حل اختلافات در مدیریت ساخت و ساز
هرچه پروژه ی ساختمانی بزرگ تر باشد، احتمال اختلافات قانونی بیشتر است. یک مدیر پروژه باید همواره آمادگی این را داشته باشد تا برای اختلافات پروژه که ممکن است به وجود بیاید، به سهام داران پروژه راه حل ارائه بدهد. به طور خلاصه سه روش عمده ای که از طریق آن اختلاف در ساخت و ساز می تواند حل شود در زیر آمده است:
- وساطت: ملاقات باواسطه می تواند کار مفیدی در ساخت و ساز باشد. واسطه یک شخص بی طرف است که به طرفین اختلاف کمک می کند که به توافقی که به نفع هر دو طرف باشد برسند. این یک راه ساده ی حل اختلاف است که وکیل در آن دخالت ندارد.
- محاکمه ی کوتاه: محاکمه ی کوتاه هم ازنظر زمان و هم مالی از وساطت هزینه برتر است. توافقات محاکمه ی کوتاه قراردادهای غیررسمی هستند که می توانند لغو شوند.
- داوری: داوری پر هزینه ترین روش حل مشکل است و بسیار زمان می برد. هر دو طرف وکیل و حق آوردن شاهد دارند. تمام شواهد باید در جلسه ی رسیدگی ارائه شوند. درنهایت داور حکم نهایی را صادر می کند. این تصمیم برای هر دو طرف دعوا اعلام می شود.
متأسفانه، اختلافات همیشه بخشی از قراردادها هستند. بااین حال جمع آوری و استفاده ی هوشمندانه از داده های پروژه می تواند از بسیاری از اختلافات ناخوشایند جلوگیری کند و تضمین کند که طرفین دعوا نهایتاً به یک هدف و تصمیم منصفانه می رسند.
۳۵ سؤالی که تمام مدیران ساخت و ساز باید بپرسند
احتمالاً مدیر پروژه بودن یکی از سخت ترین کارهای موجود در بازار است. برای این که یک پروژه به راحتی اجرا شود، تعداد بی شماری جزئیات وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. به همین دلیل تعدادی سؤال مشخص وجود دارد که مدیران پروژه در ساخت و ساز باید بپرسند تا بتوانند پروژه شان را تحت کنترل بگیرند.
به صورت خلاصه این ها ۳۵ سؤالی هستند که هر مدیر پروژه ای باید برای پاسخ به آنها آماده باشند:
الف) در مورد چشم انداز پروژه
- آیا خلاصه ی پروژه چشم انداز پروژه را معرفی می کند و تمام اطلاعات لازم مربوط به اسناد پروژه را ارائه می دهد (مثل اسناد مزایده، برنامه اصلی و گزارش های هزینه ی کار)؟
- آیا خلاصه ی پروژه با همکاری تمام عوامل مختلف پروژه بررسی و به روز رسانی شده است؟
- آیا یک لیست کامل و مفصل از کارهای متعدد پروژه وجود دارد؟
- آیا وظایف مشخص به روش واضح و قابل فهمی به سهامداران پروژه تخصیص داده شده است؟
- آیا یک فرایند جمع آوری ملزومات مؤثر ایجادشده است (مثل چارچوب زمان، بودجه و غیره)؟
- آیا محدودیت ها و معیارهای پروژه به طور موفقیت آمیزی شناسایی و بررسی شده اند؟
- آیا گزارش های مفصل و قابل درک از استانداردها و ویژگی ها ساخته شده است؟
- آیا یک استراتژی مدیریت ریسک پروژه ی کارآمد وجود دارد؟
ب) در مورد فرایند تدارکات
- چه مدل پرداختی (مثل یکجا، بیشترین مبلغ تضمین شده، فهرست بها) انتخاب شده است؟
- آیا فرایند انتخاب مشاور (مثل مشاورین مهندسی) تکمیل شده است؟
- آیا تمام توافقات مشاور کارفرما به درستی انجام شده است؟
- آیا تمام پرداختی های به مشاوران به دقت برنامه ریزی شده است؟
- آیا تمام مواد ضروری و خدمات لازم را از کارفرما و سهامداران دریافت کرده اید؟ آیا این ملزومات در برنامه ی زمانی پروژه آمده اند؟
- آیا تمام گزارش های پروژه (مثل گزارش امکان پذیری) و طراحی ها (مثل طرح اسکیس) تمام، کنترل و تائید شده اند؟
- آیا مستندسازی قرارداد پروژه بازبینی و امضاشده اند؟
- آیا الزامات بازدید از محیط که توسط مشاوران تعیین شده انجام شده اند؟
- آیا پیمانکاران به خوبی از این الزامات آگاه هستند؟
ج) در مورد هزینه های پروژه
- آیا TCO (هزینه ی کل مالکیت) به کار گرفته و مدیریت شده است؟
- آیا به چیزهای مربوط به هزینه به موقع رسیدگی شده است؟
- آیا سهامداران پروژه از این مشکلات مطلع شده اند؟
- آیا سفارشات پرداخت قرارداد به موقع انجام شده اند؟
- آیا یک برنامه ی جایگزین عملی برای محافظت از بودجه ی پروژه برای مواقعی که فشارهای مالی به وجود بیایند وجود دارد؟
د) در مورد برنامه ی زمانی
- آیا برنامه ی پروژه توسط تیم پروژه به طور مفصل ثبت و بررسی شده است؟
- آیا پیشرفت پروژه از نزدیک نظارت می شود و آیا تأخیری به موقع گزارش شده است؟
- آیا یک برنامه ی جایگزین عملی برای پویا نگه داشتن پروژه درصورتی که در وظایف تأخیر ایجاد شود وجود دارد؟
ه) در مورد فرایند ارتباط
- آیا تمام اعضای تیم درک صحیحی از نقش و وظایفشان در طول پروژه دارند؟
- آیا امکان ارتباط بهنگام با دیگر سهامداران پروژه وجود دارد؟
- آیا ملاقات برای پیشرفت پروژه به طور متناوب انجام می شود؟ آیا زمان این ملاقات برای همه ی اعضا دست یافتنی است؟
- آیا یک سلسله مراتب موثق و مرتبط برای کل فرایند پروژه وجود دارد؟
- آیا گزارش پیشرفت ها دائماً تهیه و توزیع می شوند؟
- آیا تیم پروژه یک ابزار زمان بندی کار آمد و در عین حال آسان را پیداکرده اند و از آن استفاده می کنند؟
- آیا همکاری خوبی بین مقامات محلی وجود دارد (مثلاً پروژه بر طبق مقررات ساختمان سازی محلی پیش می رود)؟
این هم از ۳۵ سؤالی که می توانند فرایند مدیریت ساخت و سازتان را موفقیت آمیز کنند.
