راهنمای کاربردی طراحی دفتر کار

لازم است در کنار معیارهای خاص، سایر جنبه های طراحی، مانند ارگومتری و چینش محل کار هم در نظر گرفته شود. در مقاله ی پیش رو، با تمرکز بر جنبه های زیر، یک دید کلی درباره ی نحوه ی طراحی محیط کار شیک ارائه می دهیم:

انواع فضاها

برای این که ساختمان دفتر متناسب با نیازهای کارمند و مشتری باشد، انواع مختلفی از فضاها را شامل می شود:

آفیس

• آفیس می تواند شخصی یا نیمه خصوصی، صوتی یا بصری باشد.
• اتاق کنفرانس
• فضای کار اشتراکی کارمند/ مشتری
• بقالی: کیوسک یا ماشین خوراکی
• لابی: موقعیت مرکزی جهت راهنمای ساختمان، برنامه ها و اطلاعات عمومی
• دهلیز یا فضای مشترک: فضایی چندمنظوره و غیررسمی و مخصوص تجمع
• تریا یا غذاخوری
• توالت شخصی یا سرویس بهداشتی
• مراکز نگهداری از کودک
• فضای تناسب جسمانی
• پارکینگ داخلی یا بیرونی

فضای اشتراکی مدیر

• دفتر مدیر: که ممکن است شخصی یا نیمه خصوصی، بصری یا شنیداری باشد.

 

فضای عملیاتی و نگهداری

• انبار عمومی: برای نگهداری اقلامی مانند نوشت افزار، تجهیزات و مواد آموزشی.
• محل آماده کردن غذا یا آشپزخانه
• اتاق IT (فناوری اطلاعات/ رایانه)
• کمد نگهداری

انواع آفیس

حتماً باید حین مرحله ی طراحی و برنامه ریزی مشخص کنید که چه فعالیت هایی در محوطه انجام می شود و کدام موارد ازجمله ملزومات تشکیل یک محیط کار مناسب است.

انواع مختلف دفتر کار یا آفیس در ادامه ذکر می شود:

طرح حجره ای

طرح زمین به فضاهای کوچک یا مجزا تقسیم می شود که برای انجام کار فردی که به تبادل اطلاعات نیاز ندارد، مناسب است. می توان با قراردادن پارتیشن بین سطح بزرگ زمین، چند اتاقک یا مکعب جدا ایجاد کرد و به این طرح رسید.

پلان آزاد

این اصطلاح برای هر طرحی که از فضای باز، بزرگ و غیر مجزا برای چند محیط کار استفاده می کند، به کار می رود. این گزینه مناسب گروه بزرگی از کارمندان است که تقسیم کار کرده و مشغول فعالیت های روتینی هستند که به تمرکز زیاد نیاز ندارد.

طراحی آفیس برمبنای فعالیت

فضا طوری طراحی می شود تا فرصت انجام انواع فعالیت ها در محیط کار فراهم شود. این فعالیت-ها شامل انواع مختلف جلسات و روابط متقابل می باشد. در این شرایط، کارمندان بسته به نوع وظیفه ای که باید انجام دهند، محل کار را طی روز تغییر می دهند.

فضای تیمی

دفترهای گروهی به اعضای یک گروه اجازه می دهد تا بدون از دست دادن تمرکز و پرت شدن حواسشان توسط سایر افرادی که عضو تیم آن ها نیستند باهم کار کنند. این گزینه برای تیم های خلاقی که بحث و تبادل نظر بخش بزرگی از فعالیت روزمره شان را تشکیل می دهد، مطلوب است.

ملاحظات مهم طراحی

ویژگی شایع ساختمان کار شامل فهرستی از عناصر دارای طراحی مناسب می باشد که در ادامه ذکرشده است.

مقرون به صرفه

باید کیفیت عملکرد دفتر کار را با استفاده از چرخه ی حیات اقتصادی و الگوهای ارزیابی مواد سنجید. در برخی موارد، صاحبان مشاغل باید بدانند که بهینه سازی عملکرد ساختمان نیازمند میل به سرمایه گذاری اولیه ی بالاست تا در بلندمدت پول بیشتری پس انداز شود.

به منظور دستیابی به عملکرد مطلوب برای سرمایه گذاری روی ساختمان، مهندسی ارزشی ابزار موردنیاز برای ارزیابی عملکرد در برابر هزینه ی طراحی هر عنصر و مؤلفه ی ساختمان را ارائه می دهد. روش صحیح مهندسی ارزشی در مرحله ی طراحی ساختمان روش های جایگزین طراحی را در نظر می گیرد تا نرخ هزینه قابل انتظار از پروژه بهینه باشد. مهندسی ارزشی در عین پایین آوردن هزینه های چرخه ی حیات، ایده هایی را انتخاب می کند که در حفظ یا تقویت نتایج مؤثر است به طور مثال پیمانکار می تواند در مرحله ی ساخت با استفاده از تخصص خود برای ارائه ی تغییراتی که در عین حفظ یا تقویت کیفیت، ارزش و عملکرد طبیعی، باعث پایین آوردن هزینه شود.

مؤثر و کاربردی

هنگام طراحی یک دفتر کار باید مجموعه نیازهای مصرف کننده را در نظر گرفت که شامل تصویر دلخواه او، میزان دسترسی، ساعات کاری، تقاضای رشد، مسائل امنیتی و نتایج ارزیابی میزان آسیب پذیری، اندازه ی گروه و تشکیلات، پتانسیل رشد، تداوم نیاز، ملزومات اجتماعات گروهی، تجهیزات الکتریکی و ملزومات تکنولوژی، ملزومات شنیداری، ملزومات انبار، خدمات ویژه ی بهره وری، هرگونه مدیریت مصالح یا جریان پردازش عملکرد، مواردی که می تواند برای سلامت افراد خطرناک باشد، استفاده از ماشین و انواع ماشین های قابل استفاده و اهداف اقتصادی می شود.

انعطاف پذیری

یک دفتر کار مؤثر باید به سادگی و با هزینه ی مناسب اقتصادی آماده ی تعمیر و نوسازی مداوم باشد که گاهی به آن «زیر و رو کردن» می گویند. ممکن است این عملیات به دلیل ملاحظات مدیریتی، تغییر پرسنل، تغییر الگوی بیزینس یا بروز شیوه ی جدید استفاده از تکنولوژی انجام شود اما شالوده ی ساختمان، سیستم های داخلی و تجهیزات باید برای این تغییرات آماده باشند. به طور مثال ویژگی-هایی نظیر جعبه ی اتصال و اجرا برای برق، داده و صدا، سیم کشی مقیاسی و بی خطر و استفاده از قطب ها را در نظر بگیرید که باعث دسترسی آسان و روزمره در محیط کار و تعمیر دوباره ی دفاتر کار در آینده می شود.

برنامه ریزی شهری

رفت وآمد و تمرکز تعداد زیادی از کارمندان در یک ساختمان کاری، تأثیر به سزایی در محله خواهد داشت. ساختمان کار با خدمات خرده-فروشی، غذا و روابطی که بیزینس به محله تزریق می کند، جان تازه-ای به محیط می بخشد. هنگام ساخت محیط کار باید به مسئله ی حمل-ونقل هم توجه داشت. ساختمان های کار اغلب تحت فشار منطقه بندی و برنامه ریزی شهری قرار دارد که سعی می کند استفاده ی بهینه از زمین و محیط مجاور را بهبود بخشد.

هنگام انتخاب موقعیت محل کار باید به فاصله ای که اکثر کارمندان باید برای رسیدن به دفتر طی کنند، توجه داشت. هنگام تغییر موقعیت محیط کار به ناچار باید موقعیت کارمندان را در نظر گرفت؛ به خصوص اگر قرار است موقعیت دفتر کار به جای دیگری منتقل شود یا در یک محیط جغرافیایی جدید افتتاح شود. ازجمله منابع شهری که باید به آن توجه داشت می توان به هزینه ی مسکن و قابلیت دسترسی، تراکم ترافیک، کیفیت نظام آموزشی، جاذبه های طبیعی مانند مناطق ساحلی، کوهستان و پارک، دسترسی به نیروی کار فرهیخته، نرخ جرم و اجرای قانون و ظرفیت تجهیزات مدنی مانند آب، هدر رفت آب و جمع آوری زباله اشاره کرد. پس از احداث و اشغال ساختمان، لازم است از طریق پردازش دقیق اندازه گیری، نظارت و گزارش، عملکرد ساختمان در بلندمدت تأیید شود.

رضایت، سلامتی و راحتی کارمند

تنها هزینه ی بالای کارفرما در محیط کار، با اختلاف زیاد، حقوقی است که به کارمندان داده می شود. به همین دلیل، سلامتی، رضایت و راحتی کارمندان در یک دفتر کار سودمند در درجه ی اول اهمیت قرار دارد. برای ایجاد رضایت در میان کارمندان می توان به عوامل زیر اشاره کرد:

• می توانید از روش هایی نظیر بالا بردن نرخ تهویه سازی طبیعی، به کارگیری مواد و سیستم های غیر سمی و با آلودگی پایین و نظارت بر کیفیت هوای داخل محیط کار استفاده کنید.
• سیستم سرمایشی و گرمایشی مجزا تعبیه کنید که به هر کارمند اجازه می دهد مطابق با نیاز خود دما، نرخ تهویه و جریان هوا را تنظیم کند.
• تخمین میزان عملکرد و رضایت کارمند کار دشواری است اما انتظار می رود اگر محیط کار پویا و مهیج باشد، میزان رضایت و عملکرد کارمند بالا می رود. دسترسی داشتن به پنجره و چشم انداز، فرصت تعامل و کنترل داشتن روی محیط ازجمله عواملی است که در رضایت کارمند تأثیر می گذارد.
• نور طبیعی برای حفظ سلامت روحی و روانی کارمندان اهمیت دارد. طراحی محیط دفتر باید به گونه ای باشد که هر کارمند به نور طبیعی و چشم انداز خارجی دسترسی داشته باشد. حداقل ۳۰ فوت چراغ در هر فوت مربع از نور غیرمستقیم طبیعی مطلوب است.
• محیط شنیداری دفتر باید متناسب با سایر سیستم های معماری و تجهیزات دفتر باشد. در محیط های باز محل کار باید توجه ویژه ای به کنترل سروصدا داشت. مثلاً، استفاده از مواد جذب-کننده ی صدا، مسدود کردن صدای چند بسامدی و جداسازی مؤثر محیط کار افراد می تواند مفید باشد.

دسترسی و اتصال فنی

امروزه تکنولوژی تبدیل به ابزار ضروری بیزینس، صنعت و آموزش شده است. با توجه به این که تکنولوژی تغییرات زیادی در شکل ساختاری و معماری دفاتر کار ایجاد کرده است، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• ساختمان های جدیدی را طراحی کنید که از ساختار قوی و منعطف IT برخوردار باشد زیرا بدین ترتیب در تمام قسمت ها امکان دسترسی به تکنولوژی وجود خواهد داشت.
• هنگام مرحله ی برنامه ریزی، تمام سیستم های موردنیاز تکنولوژی (مثل سیستم های صدا/ سیم/ داده مانند سیستم های شنیداری/بصری، بلندگو، دسترسی به اینترنت و شبکه های محلی [LAN]/ شبکه های گسترده [WAN]/ [WI-FI]) را مشخص و فضای کافی برای تجهیزات و اجرای آن فراهم کنید.
• فناوری بی سیم مناسب را در نظر گرفته و اجرا کنید.
• اگر قصد بازسازی دارید، دسترسی بهتر به زیرساخت های IT را در ساختمان فعلی پیاده کنید.

ایمنی و امنیت

در چند دهه ی اخیر طراحی ساختمان روی محافظت از کارمندان و دارایی در برابر حمله ی خشونت آمیز تمرکز شده. از طریق ارزیابی همه جانبه ی موقعیت های تهدید آمیز، ارزیابی میزان آسیب پذیری و خطر، می توان ملزومات حفظ امنیت ساختمان را تشخیص داد و واکنش-های منطقی و مناسب را هنگام طراحی اعمال کرد.

• اگر راه های ورودی در معرض دیدمستقیم باشد، می توان به راحتی روی آن نظارت داشت. از مواردی مانند حصار، دوربین مداربسته، کنترل و نظارت بر راه های ورودی و فضاهای باز استفاده کنید که ساکنین دفتر به راحتی بتوانند به محیط بیرون احاطه داشته باشند.
• ممکن است کسانی که برای اولین بار وارد ساختمان می شوند و با محیط آشنایی ندارند، در پیدا کردن امن ترین راه خروج از ساختمان به مشکل بربخورند. می توان برای حل این مشکل استفاده ی بیشتر از علائم یا ارائه ی اطلاعات امنیتی و راهنمای ساختمان در بروشور را در نظر گرفت.

پایداری و بهره وری انرژی

روش های به حداقل رساندن مصرف انرژی بسته به اندازه ی ساختمان، شرایط جوی محلی، نرخ و میزان مصرف، شامل موارد زیر می شود:

• کاهش حجم، با هماهنگ سازی ساختمان با منطقه، بهینه سازی مجتمع مانند کاهش تصفیه، افزایش عایق سازی و …
• اندازه گیری دقیق سیستم های گرمایشی، سرمایشی و تهویه
• نصب تجهیزات و دستگاه های کم مصرف و نورپردازی.

باید به نصب سیستم های تجدید پذیر انرژی که برق ساختمان را تولید می کند، سیستم حرارتی خورشیدی که آب گرم خانگی یا تهویه ی فضا را تأمین می کند یا سیستم پمپ حرارتی زمینی که برای بهبود عملکرد سیستم HVAC (گرمایشی و تهویه) از توان حرارتی زمین استفاده می کند، توجه کنید. به علاوه باید کاربرد سایر منابع پراکنده ی انرژی را که باعث اطمینان خاطر (هنگام وضعیت اضطراری و شرایط واجب) و کاهش وابستگی به سوخت فسیلی می شود، در نظر بگیرید.

نحوه ی طراحی دفتر کار: چینش فضا

محل کار باید طراحی خوبی داشته باشد. باید کاربرد نهایی آن را در نظر داشت و فضای کافی در اختیار کارمندان قرارداد تا به-راحتی در محیط کار حرکت کنند.

ابعاد محیط کار

عموماً باید هنگام طراحی محل کار حداقل ابعاد زیر را برای هر محیط در نظر گرفت:

• ارتفاع ۲.۷۰ متر
• فضای بیرونی ۹ مترمربع
• فضای بیرونی هر کارمند حداقل ۵ مترمربع

فضای خدماتی

به محیطی که مدام در معرض رفت وآمد مردم قرار ندارد، فضای خدماتی می گویند (مانند راهرو، انبار و بایگانی، رختکن، توالت، حمام و غیره).

رختکن و توالت نباید در تماس مستقیم با محیط کار باشد بنابراین باید یک راهرو میان این قسمت ها قرارداد.

فضای خدماتی را می توان:

• با استفاده از اتاق و فضای بالای سطح زمین، زیرزمین یا شبه زیرزمین ساخت.
• به صورت طبیعی یا با استفاده از تهویه بادخور کرد.

فضای جانبی و مشترک

شامل موارد زیر است:

• تأسیسات بهداشتی (کلینیک، داروخانه)
• سالن ناهارخوری یا غذاخوری مشترک
• پذیرایی و استراحتگاه

فضای جانبی و مشترک هم باید مثل سایر نقاط کار دارای تهویه و نور مناسب باشد.

طبقه ی میانی که از آن به منظور آفیس استفاده می شود

معمولاً، برای ساخت اتاق و فضای موردنیاز بالا یا پایین فضای میانی، از پارتیشن استفاده می شود. هنگام طراحی طبقه ی میانی، باید به چند جنبه توجه داشت که شامل ملاحظات مدیریت ساختمان و تجهیزات نور و برق می شود. به علاوه، هنگام طراحی طبقه ی میانی باید بار و انحنا را به درستی محاسبه کرد.

راحتی در محیط کار

همان طور که قبلاً اشاره شد، راحتی محیط و کارمندان هنگام طراحی دفتر کار در درجه ی اول اهمیت قرار دارد. ازجمله جنبه های دیگری که باید به آن توجه داشت، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

نورپردازی

شاید مدیریت طراحی نور محیط کار، یکی از سخت ترین موارد باشد چون به ظرفیت تولید مربوط می شود و همچنین باید باعث حفظ سلامت روانی و فیزیکی کارمندان شود تا محیط کار فضای امن و راحت تری باشد.

تهویه ی محل کار

نباید این مورد را دست کم گرفت زیرا شرایط خرد اقلیمی (ازجمله سرعت هوا، رطوبت و دما) در حفظ سلامت کارمندان تأثیر به سزایی دارد.

طبق بسیاری از قوانین جهانی، تهویه ی هوای محل کار باید به اندازه ی کافی و به درستی صورت پذیرد؛ یعنی هوای پاک باید از یک منبع خارجی وارد شود و در ساختمان جریان یابد. هوای پاک چه به صورت طبیعی، چه با وسایل مصنوعی، باید هوای شرجی و مرطوب را رقیق و پاک کند و جریان هوای کافی در اختیار کارمندان قرار دهد تا حس تازگی، بدون بروز خشکی، در ساختمان ایجاد شود.

سروصدا

یکی از مواردی که به حال خوب کارمندان کمک می کند، کنترل سروصدای محیط کار است.

به منظور رهایی از سروصدا و داشتن آرامش و با توجه به نوع فعالیت هایی که قرار است انجام شود، توصیه می شود هنگام طراحی محل کار، به جای سقف کاذب و پارتیشن، از کوپه های مجزا و بسته استفاده کنید.